نرم افزار حسابداری لوازم صوتی و تصویری چیست؟

در فروشگاه های لوازم صوتی و تصویری، کالاها معمولاً تنوع بالایی دارند و بخشی از مدیریت فروشگاه به کنترل موجودی، ثبت خرید و فروش، مدیریت حساب طرف های تجاری و پیگیری گارانتی بر اساس سریال کالا برمی گردد. آوا برای همین فرایندها طراحی شده است تا بتوانید اطلاعات کالا و عملیات مالی را یکجا ثبت کنید و گزارش های لازم را از داخل سیستم بگیرید.

اگر فروشگاه شما همزمان با فروش حضوری، با تامین کننده ها و مشتریان اعتباری کار می کند، یا نیاز دارد وضعیت صندوق، بانک و چک ها را دقیق نگه دارد، داشتن یک روند منظم برای ثبت تراکنش ها و گزارش گیری، کمک می کند تصمیم های روزانه سریع تر و با خطای کمتر انجام شود.

ثبت کالا، برند، مدل و مشخصات

یکی از چالش های رایج در این صنف، تعدد ورود کالاها و دشواری انبارگردانی است. در آوا برای جلوگیری از چندبار تعریف یک کالا، می توانید برندها را تعریف کنید و مدلها را به صورت مشخصه کالا ثبت نمایید تا کنترل و مدیریت کالاها ساده تر شود و انبارگردانی دقیق تر انجام بگیرد.

این روش ثبت اطلاعات، وقتی تنوع کالا زیاد است (مثلاً انواع تلویزیون، گیرنده، اسپیکر، ساندبار، کنسول، کابل و لوازم جانبی)، باعث می شود هنگام صدور فاکتور یا بررسی موجودی، سریع تر به کالا برسید و نیاز نباشد هر بار نام های مشابه را با شکل های مختلف وارد کنید.

• تعریف برندها و استفاده از مدل به عنوان مشخصه کالا برای کاهش تعدد ثبت کالا.
• امکان گزارش گیری بهتر از موجودی و گردش کالا بر اساس گروه بندی و مشخصات.
• کمک به انبارگردانی و مغایرت گیری ساده تر به دلیل یکدست بودن ثبت کالاها.

ثبت شماره سریال و سامان دهی گارانتی

در بسیاری از کالاهای صوتی و تصویری، شماره سریال برای پیگیری گارانتی، خدمات پس از فروش یا کنترل موجودی اهمیت دارد. در آوا می توانید با ورود شماره سریال، گارانتی کالاها را سامان دهی کنید تا ردیابی کالا ساده تر شود و در زمان نیاز، اطلاعات مرتبط با کالا سریع تر در دسترس باشد.

این قابلیت برای فروشگاه هایی که با کالاهای دارای سریال کار می کنند (مثل تلویزیون، آمپلی فایر، سیستم صوتی، ضبط خودرو، دوربین و برخی لوازم جانبی خاص) کاربردی است؛ چون در زمان فروش یا پیگیری خدمات، اتکا به سریال می تواند خطا را کمتر کند.

ثبت خرید و فروش و صدور فاکتور

در آوا می توانید ثبت کالا و فاکتورهای خرید را انجام دهید و سپس فاکتورهای فروش را صادر کنید. هدف این است که عملیات فروش روزانه با سرعت مناسب انجام شود و همزمان اطلاعات مالی و موجودی هم به صورت منظم ثبت گردد.

همچنین در آوا، مدیریت حساب ها به صورت دوبل و با حداقل ورود اطلاعات انجام می شود؛ یعنی کاربر در حین ثبت عملیات روزمره، کمتر درگیر ورود داده های تکراری می شود و تمرکز اصلی روی ثبت درست خرید و فروش و کنترل حساب ها باقی می ماند.

اگر فروشگاه شما در زمان های شلوغ با صف مشتریان مواجه است، در آوا قابلیت باز کردن چند فاکتور همزمان را هم دارید تا بتوانید فاکتور جاری را باز نگه دارید و برای مشتری بعدی فاکتور جدید صادر کنید. (در آوا امکان باز نگه داشتن تا 10 فاکتور همزمان مطرح شده است.)

انبار، کاردکس و کنترل موجودی

مدیریت انبار و کاردکس کالا، یکی از بخش های کلیدی در فروشگاه های لوازم صوتی و تصویری است؛ چون نوسان قیمت، تنوع مدل و ورود و خروج متعدد کالاها، بدون گزارش دقیق می تواند باعث مغایرت موجودی شود. آوا امکان مدیریت انبار و کاردکس کالا را در کنار خرید و فروش فراهم می کند تا ریز گردش کالا قابل پیگیری باشد.

• گزارش کاردکس کالا برای مشاهده ریز گردش تعدادی و ریالی کالا در یک بازه زمانی.
• گزارش موجودی کالا در انبار برای اطلاع از تعداد موجودی هر کالا و کمک به انبارگردانی.
• گزارش وضعیت انبار برای مشاهده موجودی کالاهای یک انبار به همراه قیمت خرید و فروش پیش فرض.
• گزارش نقطه سفارش برای نمایش کالاهایی که موجودی آنها از حداقل تعیین شده کمتر شده و نیاز به سفارش دارند.

در آوا امکان چاپ بارکد کالا و شلف لیبل هم مطرح شده است. این بخش می تواند برای کالاهای فاقد بارکد یا زمانی که می خواهید لیبل قیمت و اطلاعات کالا را روی قفسه یا کالا نصب کنید کاربرد داشته باشد و تنظیمات متنوع چاپ و سازگاری با پرینترهای چاپ لیبل و پرینترهای لیزری هم ذکر شده است.

صندوق، بانک، چک و حساب اشخاص

بخش مهمی از نظم مالی فروشگاه، به مدیریت درست حساب طرف های تجاری و کنترل دریافت و پرداخت ها مربوط است. در آوا می توانید حساب اشخاص و همچنین صندوق، بانک و چک های دریافتی و پرداختی را مدیریت کنید تا وضعیت مالی روزانه و دوره ای را بهتر پیگیری کنید.

برای مثال، وقتی با تامین کننده های متعدد خرید می کنید یا بخشی از فروش شما اعتباری است، داشتن گزارش های مربوط به مانده حساب اشخاص و ریز تراکنش ها کمک می کند بدهکاری و بستانکاری ها شفاف بماند. در آوا، گزارش دفتر تفصیلی اشخاص هم برای مشاهده مانده و ریز گردش حساب طرف حساب ها ارائه شده است.

همچنین در آوا امکان ثبت و مدیریت دسته چک و چاپ چک و تنظیمات وجود دارد تا اگر در چرخه مالی فروشگاه از چک زیاد استفاده می کنید، ثبت دسته چک و مدیریت تعداد برگ های مصرف شده و باقی مانده، ساده تر باشد.

هزینه های ارسال، خرابی و گزارش سود و زیان

در فروش کالاهای صوتی و تصویری، هزینه هایی مثل ارسال، خرابی، شکستگی یا برخی هزینه های متفرقه ممکن است روی سود نهایی اثر بگذارد. در آوا این هزینه ها در نرم افزار پیاده سازی شده است و می توانید به گزارش های سود و زیان دسترسی داشته باشید تا وضعیت مالی مجموعه را بهتر بررسی کنید.

در آوا، بخش گروه هزینه و درآمد هم وجود دارد که با آن می توانید هزینه ها و درآمدهای روزمره را تفکیک کنید و گزارش های ریز و خلاصه آنها را در بازه های مختلف بررسی نمایید. این کار برای کنترل بهتر هزینه ها و مقایسه ماه به ماه مفید است.

فروش اقساطی و دفترچه قسط

اگر در فروشگاه شما فروش اقساطی انجام می شود، در آوا امکان تعریف فرمول های مختلف اقساط و سود قسطی وجود دارد؛ نرم افزار دفترچه قسط صادر می کند و تاخیر در پرداخت و هزینه دیرکرد هم قابل محاسبه است.

برای فروش اقساطی، جزئیاتی مثل روش های مختلف محاسبه بهره و امکان محاسبه دیرکرد روزانه (خودکار یا دستی) هم در نظر گرفته شده است. اگر مدل فروش شما ترکیبی از نقدی و اقساطی است، ثبت دقیق اقساط کمک می کند پیگیری سررسیدها و وضعیت پرداخت ها ساده تر باشد.

• تعریف اقساط بر اساس روش های مختلف محاسبه و تنظیم فاصله سررسید.
• صدور دفترچه قسط و نگهداری وضعیت پرداخت ها برای هر مشتری.
• محاسبه دیرکرد و نمایش وضعیت اقساط پرداخت شده و باقی مانده.

گزارش ها برای مدیریت فروشگاه

گزارش ها زمانی ارزشمند می شوند که بتوانند پاسخ سوال های روزمره فروشگاه را بدهند: چه کالاهایی سریع تر می چرخند؟ کدام کالاها راکد مانده اند؟ سود و زیان در این ماه چگونه بوده؟ موجودی کدام کالا به حداقل رسیده؟ وضعیت بدهکاران و بستانکاران چگونه است؟ در آوا، چند گروه گزارش کاربردی را در اختیار دارید که برای مدیریت فروشگاه قابل استفاده هستند.

نکته مهم: درباره برخی گزارش ها (مثل گزارش دفاتر اسناد حسابداری) ثبت اسناد در پس زمینه انجام می شود و برای مشاهده و بررسی، نیاز به تهیه آن ویژگی وجود دارد. بنابراین اگر گزارش خاصی برای شما ضروری است، بهتر است در زمان انتخاب نسخه یا امکانات، آن را دقیق بررسی کنید.

چون با خرید نرم افزار از ما، کل بسته نرم افزار به صورت Local روی کامپیوتر خود شما نصب می شود و تمام اطلاعات مهم و یا سری شما در اختیار شماست، و نه روی یک سرور عمومی.  به همین دلیل، نه سرعت نرم افزار شما به کیفیت اینترنت وابسته است و نه با قطع شدن اینترنت، کسب و کار شما مختل خواهد شد.

در نرم افزار های گروه پژواک، حتی امور نیازمند اینترنت، مثل ارسال فاکتور ها به سامانه مودیان، به صورت صف ارسال در پس زمینه انجام می شود، به طوری که با قطع شدن اینترنت، شما به کار خود ادامه می دهید، و خود نرم افزار پس از وصل شدن مجدد اینترنت، همه امور انجام نشده در این مدت را به ترتیب انجام خواهد داد.

سادگی استفاده و راهنمای داخل نرم افزار

این نرم افزار به شکلی طراحی شده است که استفاده از آن بدون پیش نیاز دانش حسابداری و کامپیوتری امکان پذیر باشد و سلیس بودن فرم ها باعث شود کاربر راحت تر با نرم افزار ارتباط برقرار کند. اگر در فروشگاه شما اپراتور صندوق یا فروشنده قرار است با نرم افزار کار کند، این موضوع می تواند به یادگیری سریع تر و خطای کمتر در ثبت عملیات کمک کند.